VeriFactu para agencias de viajes: guía para llegar a 2027

VeriFactu es el sistema del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 que obliga a que el programa con el que emites facturas genere, por cada una, un registro de facturación inalterable con una huella digital encadenada. Afecta a prácticamente todas las empresas y autónomos que facturan en España, incluidas las agencias de viajes, y será exigible a lo largo de 2027.

La idea de fondo es sencilla: que ninguna factura pueda borrarse o retocarse después de emitida sin dejar rastro. Cada registro incluye una huella criptográfica que se encadena con la del registro anterior, como los eslabones de una cadena. Si alguien altera un eslabón, la cadena deja de cuadrar y la manipulación queda en evidencia.

Para una agencia de viajes esto tiene una consecuencia práctica inmediata: facturar con herramientas que no generan estos registros —una plantilla de Word, un Excel con formato de factura o un programa antiguo sin actualizar— dejará de ser una opción legal. Si tu facturación vive todavía en hojas de cálculo, este cambio normativo se suma a los motivos operativos que ya explicamos en nuestra guía sobre Excel en agencias de viajes.

La buena noticia: si tu software está adaptado, cumplir VeriFactu no te exige aprender nada nuevo. Los registros se generan solos al emitir cada factura y tu operativa diaria no cambia.

El calendario ha cambiado varias veces, así que conviene tener las fechas vigentes claras. Tras el aplazamiento aprobado a finales de 2025, la obligación queda así:

• 1 de enero de 2027: sociedades (SL, SA y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades).
• 1 de julio de 2027: autónomos y resto de profesionales.

Ojo con las excepciones territoriales, que en el sector generan bastante confusión:

• Canarias: VeriFactu sí aplica. Que tu agencia facture con IGIC en lugar de IVA no te excluye del reglamento.
• País Vasco y Navarra: no aplica VeriFactu, porque tienen sus propios sistemas forales (TicketBAI en el caso vasco). Si tributas allí, tu referencia normativa es otra.
• Fuera de España: si tu agencia opera desde Latinoamérica u otro país, VeriFactu no te afecta.

Hay otro plazo que ya está en vigor y que muchos desconocen: desde julio de 2025, los fabricantes de software de facturación solo pueden comercializar productos adaptados al reglamento. Es decir, si hoy estás valorando cambiar de programa de gestión, la pregunta "¿está preparado para VeriFactu?" debería ser eliminatoria en tu comparativa. La Agencia Tributaria publica en su web la información oficial del sistema y sus especificaciones.

Con un software adaptado, tu rutina de trabajo apenas se mueve: sigues creando borradores, emitiendo facturas y cobrando igual. Los cambios reales son estos:

• Las facturas emitidas quedan selladas. Una vez emitida, la factura no se puede editar ni eliminar. Es el corazón del reglamento: la inmutabilidad.
• QR tributario en el PDF. Cada factura incluye un código QR de entre 30 y 40 milímetros que permite cotejarla con Hacienda. Tu cliente lo verá en el documento; es señal de cumplimiento, no motivo de alarma.
• Los errores se corrigen con rectificativas. ¿Te equivocaste en un importe o en un dato? La factura original se anula y se emite una factura rectificativa que la corrige, con su propio registro encadenado y una serie de numeración específica. Deberás indicar el motivo (error fundado en derecho, impago, concurso del cliente u otras causas).
• El NIF del cliente gana importancia. Para facturas completas necesitas identificar al destinatario. Sin NIF solo cabe la factura simplificada —el equivalente al tique— con los límites de importe que marca la norma.
• Registro de eventos. El sistema anota internamente las operaciones relevantes (activaciones, verificaciones, exportaciones), otro requisito del reglamento que tu software debe cubrir solo.

En resumen: el trabajo extra se lo lleva el software. Lo que a ti te toca es asegurarte de que los datos fiscales de tus clientes estén completos, algo que un buen CRM resuelve pidiendo el NIF en la ficha del cliente desde el primer contacto.

Aquí está la particularidad que casi ninguna guía genérica de VeriFactu cubre, y la razón de que un software generalista pueda quedarse corto en este sector. La mayoría de agencias españolas factura en REAV, el Régimen Especial de las Agencias de Viajes: el IVA (o el IGIC canario) no se calcula sobre el importe total del viaje, sino solo sobre tu margen, es decir, la diferencia entre lo que paga el cliente y lo que te cuestan los servicios contratados a proveedores.

Los registros de facturación de VeriFactu desglosan base imponible, tipo impositivo y cuota, y contemplan una clave específica para el régimen especial de agencias de viajes. Eso significa que tu software debe saber construir ese desglose con la lógica REAV: base igual al margen, cuota calculada sobre ella, e importe total igual al precio completo del viaje. Un programa de facturación genérico que solo entienda el régimen general puede generar registros formalmente válidos pero fiscalmente incorrectos para tu actividad.

¿Y si trabajo en régimen general o mixto?

Ningún problema: hay operaciones de agencia que van en régimen general (por ejemplo, servicios de mediación con factura de comisión) y el registro se construye con el desglose estándar. Lo importante es que la herramienta distinga ambos casos factura a factura. Si quieres repasar cómo se calcula el margen en REAV antes de fijar tus precios, nuestra calculadora de márgenes para agencias te lo pone fácil.

El reglamento contempla dos maneras de cumplir, y entender la diferencia te ahorra sustos:

• Modalidad VERI*FACTU (con remisión). Tu software envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir. Hacienda tiene tus facturas casi en tiempo real, y a cambio se presume la integridad de tus registros: menos carga de prueba para ti en una comprobación.
• Modalidad sin remisión (registro local). Tu software genera y conserva los registros encadenados, firmados y con su registro de eventos, pero no los envía. Si Hacienda los requiere, los exportas en el formato oficial y los aportas. Es igualmente legal.

¿Cuál conviene a una agencia pequeña o mediana? Para empezar, la modalidad local es el camino más prudente: cumples íntegramente la norma sin cambiar tu relación con la Administración, y siempre puedes pasarte a la remisión más adelante. La remisión tiene sentido cuando buscas la presunción de veracidad o cuando tu asesor te lo recomiende por el perfil de tu actividad.

Un matiz importante para no llevarse sorpresas: incluso en la modalidad local, el QR de tus facturas permite que cualquier receptor la coteje ante Hacienda. La transparencia con el cliente es la misma en ambas modalidades; lo que cambia es si los registros viajan a la AEAT automáticamente o solo cuando los pide.

El régimen sancionador está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, y no es simbólico: usar software de facturación que no cumpla los requisitos del reglamento se sanciona con 50.000 euros por ejercicio. La multa a los fabricantes que comercialicen programas no adaptados es aún mayor, pero como usuario la cifra que te concierne es esa.

Merece la pena subrayar qué se sanciona exactamente: no hace falta que hayas ocultado ventas ni manipulado nada. La mera tenencia de un programa de facturación no certificado, sin la correspondiente declaración responsable del fabricante, ya es sancionable una vez llegue tu fecha de obligación. Es una infracción formal, independiente de que tu contabilidad sea impecable.

Por eso la recomendación práctica para una agencia es no apurar el calendario. Adaptarse con margen tiene ventajas concretas:

1. Compruebas con calma que tus facturas salen correctas (REAV incluido) antes de que sea obligatorio.
2. Completas los NIF que falten en tu cartera de clientes sin prisas de última hora.
3. Evitas la avalancha de migraciones de final de 2026, cuando media España querrá cambiar de software a la vez.

Si además sigues emitiendo contratos de viaje combinado en papel, aprovecha el mismo impulso para digitalizarlos: te contamos cómo en nuestra guía legal de firma digital para agencias.

En Manglar hemos integrado VeriFactu directamente en el módulo de facturación del CRM, con una decisión de diseño clara: que la agencia no tenga que aprender nada nuevo. Así funciona:

• Activación en dos minutos. En Ajustes → Agencia encontrarás la tarjeta "VeriFactu — facturación verificable (AEAT)". Compruebas que tu NIF y razón social están completos, pulsas activar y confirmas. Solo lo ven las agencias españolas; si operas desde Latinoamérica, nada cambia para ti.
• Registros automáticos con lógica REAV. Cada factura emitida genera su registro encadenado con huella SHA-256, usando la clave del régimen especial de agencias de viajes y la base sobre margen cuando corresponde, también con IGIC canario.
• QR tributario en cada PDF, con el tamaño reglamentario, sin que tengas que configurar nada.
• Rectificativas guiadas. Al anular una factura, el sistema te pide el motivo, crea la rectificativa en su serie específica y encadena su registro. Las facturas selladas se marcan con un candado.
• Verificación e informes. El propio sistema verifica la integridad de la cadena cada noche, y con un clic exportas todos los registros en formato oficial para Hacienda o para tu gestoría.

Todo esto viene incluido en el módulo de facturación, sin coste adicional por cumplimiento: consulta los planes de Manglar CRM y las funcionalidades completas. Y si vienes de otro programa, el asistente de migración te ayuda a traer clientes, expedientes y reservas antes de activar VeriFactu.

Cierra esta guía con un plan de acción concreto. Esto es todo lo que tu agencia necesita hacer, en orden:

1. Confirma tu fecha límite. ¿Eres sociedad? 1 de enero de 2027. ¿Autónomo? 1 de julio de 2027. ¿Tributas en País Vasco o Navarra? Tu norma es la foral, no VeriFactu.
2. Audita tu herramienta actual. Pregunta a tu proveedor de software si genera registros de facturación con huella encadenada, QR tributario y registro de eventos, y si dispone de declaración responsable. Si facturas con Word o Excel, la respuesta ya la sabes.
3. Verifica el tratamiento del REAV. No basta con "cumplir VeriFactu": el desglose de tus registros debe reflejar el impuesto sobre el margen. Pide una factura de ejemplo y revísala con tu asesor.
4. Completa los NIF de tus clientes. Repasa tu base de datos: toda factura completa exigirá identificar al destinatario. Incorpora el NIF a tu rutina de alta de clientes desde ya.
5. Decide tu modalidad. Registro local para empezar con prudencia; remisión a AEAT si tu asesor lo aconseja.
6. Activa y prueba con margen. Emite, anula y rectifica algunas facturas reales meses antes de tu fecha límite, y comprueba que el QR y los documentos salen correctos.

VeriFactu no es una amenaza para las agencias que trabajan con orden: es el empujón definitivo para dejar atrás la facturación artesanal. Con la herramienta adecuada, el cumplimiento es automático y tú sigues dedicándote a vender viajes.